Während des Mietprozesses entstehen viele Dokumente für Vermieter:innen, unter anderem Mietverträge, Zahlungsbelege, Übergabeprotokolle sowie Rechnungen von Handwerkern und anderen Dienstleistern, um nur einige zu nennen.
Hierbei können Vermieter:innen schnell den Überblick verlieren. In diesem Beitrag erfahren Sie deshalb, welche Dokumente für Vermieter:innen besonders wichtig sind und wie lange sie aufbewahrt werden müssen.
Wie lange sollten Dokumente für Vermieter:innen aufbewahrt werden?
Generell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, wie lange Mietunterlagen aufbewahrt werden müssen. Allerdings wird Vermieter:innen geraten, auch nach Beendigung des Mietverhältnisses alle relevanten Dokumente für mehrere Jahre aufzubewahren.
Wenn es um die Aufbewahrung von Mietdokumenten geht, richten sich Vermieter:innen im Allgemeinen an die Verjährungsfrist von 3 Jahren. Innerhalb dieser Zeitspanne können Vermieter:innen zum Beispiel rechtliche Schritte einleiten, um ausstehende Mietzahlungen einzufordern. Diese Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Mieter:innen davon erfahren haben (§ 199 Abs. 1 BGB).
Wenn es beispielsweise um ausstehende Mietzahlungen für die Monate Februar und März 2022 geht, beginnt die Verjährungsfrist am 31. Dezember 2022. Die Ansprüche verjähren daher nach Ablauf von genau 3 Jahren, nämlich am 1. Januar 2026.
Experten empfehlen daher, alle relevanten Dokumente mindestens bis zum Ablauf der jeweiligen Verjährungsfristen aufzubewahren. Dazu gehören Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Kautionsvereinbarungen und schriftliche Korrespondenz mit den Mieter:innen. Insbesondere bei steuerrelevanten Unterlagen sollten sämtliche relevante Belege und Nachweise für einen Zeitraum von mindestens 5 bis vorzugsweise 6 Jahren aufbewahrt werden.
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Die folgenden Dokumente für Vermieter:innen sollten sicher aufbewahrt werden
Im Folgenden werden einige wesentliche Dokumente für Vermieter:innen aufgelistet, die für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden sollten.
Mietvertrag
Der Mietvertrag ist ein rechtliches Dokument, das die Vereinbarungen zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen festhält. Im Falle von Unstimmigkeiten oder rechtlichen Fragen auch nach der Beendigung des Mietverhältnisses kann der Vertrag als Beleg für die ursprünglichen Vereinbarungen dienen. Änderungen im Mietvertrag, wie Mieterhöhungen oder Vertragslaufzeitänderungen, sollten ebenfalls dokumentiert und zusammen mit dem Hauptvertrag aufbewahrt werden.
Kündigungsschreiben
Kündigungsschreiben müssen gemäß § 568 Abs. 1 BGB schriftlich erfolgen. Dementsprechend sollten Vermieter:innen dieses Schreiben als Beweis aufbewahren, falls beispielsweise Mieter:innen die Rechtmäßigkeit der Kündigung anfechten. Die Aufbewahrung des Kündigungsschreibens kann Ihnen dabei helfen, mögliche Meinungsverschiedenheiten oder rechtliche Konflikte zu klären.
Übergabeprotokoll
Das Protokoll zur Wohnungsübergabe dokumentiert den Zustand der Wohnung vor dem Einzug und nach dem Auszug der Mieter:innen. Es wird im Regelfall von Mieter:innen und Vermieter:innen unterschrieben. Daher ist es empfehlenswert, das Protokoll in doppelter Ausführung zu erstellen, sodass beide Parteien eine Kopie haben. Wenn Mieter:innen beispielsweise bei der Beendigung des Mietverhältnisses behaupten, dass Schäden vor ihrem Einzug bereits vorhanden waren, kann das Übergabeprotokoll diesen Sachverhalt nachweisen oder widerlegen.
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Überweisungsbeleg der Mietkaution
Dieses Dokument sollte aufbewahrt werden, da es den Nachweis über die Zahlung der Mietkaution durch die Vermieter:innen darstellt. Im Falle von Konflikten, beispielsweise wenn es um die Auszahlung des Mietzinses oder Rückforderungen der Kaution am Ende des Mietverhältnisses geht, dient der Überweisungsbeleg als Beweis für die geleistete Zahlung.
Mehr Informationen zur Mietkaution: Die Mietkaution – Alles, was Sie beim möblierten Wohnen auf Zeit dazu wissen müssen.
Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung ist eine schriftliche Aufstellung, die die Vermieter:innen in der Regel einmal jährlich den Mieter:innen zukommen lassen. Sie enthält die Abrechnung der Nebenkosten, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Dieses Dokument sollte aufbewahrt werden, da es als Beleg für die Berechnung und Verteilung der Nebenkosten dient und bei etwaigen Unstimmigkeiten nützlich sein kann.
Handwerker:innen- und Dienstleistungsrechnungen
Wenn Sie als Eigentümer:in oder Vermieter:in Handwerker:innen beauftragen, sollten Sie die Rechnungen über einen Zeitraum von mindestens 6 Jahren aufheben, um mögliche Nachfragen, rechtliche Angelegenheiten oder Steuerprüfungen abdecken zu können. Diese Dokumente sollten als Geschäftsunterlagen betrachtet und daher für einen relativ langen Zeitraum aufbewahrt werden.
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Papier oder digital? Welche Dokumente brauchen physische Kopien?
Eine digitale Dokumentenverwaltung bietet viele Vorteile, aber in einigen Fällen sind physische Kopien immer noch unverzichtbar, selbst im Zeitalter der Digitalisierung.
Das Urteil des Bundesgerichtshofs VIII ZR 66/20 macht diesen Sachverhalt deutlich. In dem Rechtsstreit ging es um die Einsicht in Originalbelege einer Betriebskostenabrechnung. Die Mieter:innen forderten die Vorlage der Originalbelege, während die Vermieterin lediglich digitale Kopien zur Verfügung gestellt hatte.
Das Gericht entschied, dass die Vermieterin die Originalbelege zur Einsicht vorlegen muss, da dies zur ordnungsgemäßen Überprüfung der Abrechnung und zur Vorbereitung etwaiger Einwendungen erforderlich ist.
Dieser Fall verdeutlicht, dass trotz der zahlreichen Vorteile digitale Dokumente nicht immer ausreichen. Dementsprechend sollten Vermieter:innen auch die physischen Verträge, Dokumente und Rechnungen an einem sicheren Ort aufbewahren, um ggf. die Originalbelege auf Anfrage vorlegen zu können.
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